E chegamos ao final do nosso mês de ações para resgatar nosso ano de 2020. Passamos pelo autoconhecimento e avaliação com a Roda da vida, refletimos sobre quais planos manter após recalcular a rota de 2020, desenhamos nossos mapas através da confecção dos nossos planos de ação e agora, chegou o momento de fazer tudo isso acontecer planejando nosso mês e organizando a semana. 
E como é meu último presente pra você, dessa vez eu caprichei: tem calendário mensal, planejador semanal e bloco para listas. Você vai poder usar agora e sempre que precisar! Eu já faço essas etapas do planejamento no meu Planner Realize, mas as folhas avulsas são ótimas para colar na parede, no mural, na porta da geladeira ou onde você quiser. Assim, não tem desculpa de não lembrar de ver o planejamento. Se precisar, cola no espelho do banheiro, mas deixe em um lugar visível e a mão.
Esse texto será um guia para te ajudar a planejar o mês e a semana, então sempre que precisar, você pode voltar aqui. Mas não custa lembrar que esse é o meu jeito de fazer as coisas, não é a verdade absoluta e nem a única maneira possível e com certeza você também vai encontrar seu jeito de fazer, adequando as dicas que dei por aqui até agora.
Então, com as etapas anteriores do nosso plano de resgate em mãos, uma caneta, um calendário e o material do download de hoje, hora de botar a mão na massa.
Primeiro passo: despejo
A primeiríssima coisa a se fazer é tirar tudo que precisa ser feito da sua cabeça e passar para o papel. Sejam compromissos, tarefas, etapas do seu plano de ação, não importa. Tudo aquilo que fica aí martelando dentro da sua cabeça deve ser colocado no papel. Pode incluir coisas que parecem simples e que não precisariam de planejamento, como lavar o cabelo, fazer um bolo ou ler tantas páginas de um livro. Tudo isso demanda tempo e, além disso, pode fazer com que você gaste energia de forma desnecessária, tentando lembrar de detalhes. E dito isso, completo: não tenha medo da sua primeira lista ficar enorme e você precisar usar a folhinha na frente e no verso, provavelmente isso vá acontecer e não é pra se desesperar com a quantidade de coisas, respira e segue.
Esse primeiro passo é importante para diminuirmos a ansiedade de tentar ficar lembrando de tudo que precisamos e queremos fazer. O papel não esquece e assim, você não desperdiça seu foco. O despejo deve ser feito no início de um novo mês, no momento que você vai organizar sua semana e sempre que for preciso. Na verdade ele é um processo que não para, pois você pode alimentar a sua lista durante a semana com aquilo que precisará ser feito na próxima. Algumas pessoas chamam esse processo de “caixa de entrada”, que é onde você anota tudo que vai chegando para ser processado e entrar na sua organização mensal e/ ou semanal. Então use e abuse do seu bloquinho, tenha um caderno só para isso ou separe um cantinho do seu planner para essas anotações constantes.
Se você estiver fazendo seu despejo mensal, provavelmente terá que processar as tarefas com prazo e seus compromissos que também entrarão no seu despejo semanal, na hora de escrevê-lo. Parece um pouco confuso, eu sei. Mas na verdade é simples: quando você estiver com seu planejamento mensal feito, você vai sempre retornar a ele quando for fazer o seu despejo semanal. Todas as etapas em um planejamento estão interligadas e é por isso que muitas vezes largamos nossa organização de lado, pois queremos fazer tudo como partes avulsas, mas no final, é tudo um “organismo” só, parte do mesmo ciclo.
Segundo passo: processamento
Com sua lista de despejo feita é hora de olhar bem pra ela e entender quais coisas são prioridades, quais podem ser realizadas em conjunto (como por exemplo coisas que serão feitas na rua, responder e-mails e mensagens) e categorizá-las. Se você quiser organizar ao nível máximo, indique o tempo que aquela tarefa levará para ser feita. Se forem compromissos com hora marcada (consultas, reuniões, corte de cabelo) indique o horário. Eu não costumo colocar a duração das tarefas, pois já tenho ideia de quais serão mais longas, mas se você não tem nem ideia da duração, vale tentar cronometrar e anotar quanto tempo você leva respondendo e-mails por exemplo, para nas próximas vezes ter certeza de onde poderá encaixar essa tarefa na sua rotina.
Categorização feita, vamos para o
Terceiro passo: planejamento mensal e semanal
Aqui temos dois momentos, planejando nosso mês e organizando a semana.
A organização mensal eu costumo fazer no primeiro dia do mês, olhando para a minha lista de despejo e colocando no calendário tudo que tem prazo, data e horário para acontecer. Claro que vou alimentando essa parte do planejamento conforme as coisas forem aparecendo, então se eu sei hoje que no próximo mês eu tenho uma consulta, já marco no calendário do mês seguinte e evito esquecer. Quando estou com a minha organização engatada e o planejamento rolando bem, não faço lista de despejo no início do mês, faço apenas a semanal. Eu só fiz a lista de despejo mensal agora, na retomada do meu planejamento no começo de julho e já para a organização de agosto vamos só com o despejo semanal.
A organização semanal por aqui é feita aos domingos, no final do dia ou na segunda-feira pela manhã, antes de fazer qualquer outra coisa. Sei que o primeiro dia da semana é domingo, mas para efeitos de planejamento, acredito que a esmagadora maioria das pessoas considere a segunda-feira o primeiro dia, então tento não passar de segunda sem ter me organizado.
Com a minha folha de despejo em mãos vou começar alimentar a minha organização semanal. A primeira coisa que coloco são os compromissos com hora marcada. Logo depois, incluo qual é o foco da minha semana – no meu planner tem um lugar próprio para isso, se você estiver usando a folha que disponibilizei aqui, você pode indicar as prioridades com uma caneta colorida ou marca texto. Não tenha mais de duas metas como foco na sua semana para não se sobrecarregar. Se você tiver muitas prioridades, nada é prioridade, lembre disso.
Metas indicadas, agora você vai organizar o conjunto de tarefas que compõem suas metas. Provavelmente você precisará de blocos de tempo para realizá-las, então procure indicar isso de forma visual no seu planejamento semanal.
Se essas atividades acima estavam indicadas no seu despejo, risque-as da sua lista. Agora é hora de incluir na organização da semana as outras coisas que estão no seu despejo. Tudo que for colocado na sua semana, você risca da lista de despejo. Nesse momento é importante que você distribua as tarefas de uma forma equilibrada, se certificando de que no dia que você vai encaixá-la há realmente tempo hábil para realizá-la. Além disso, quero destacar cinco pontos:
- Não inclua somente tarefas em atraso ou urgentes no mesmo dia. Não há motivação que aguente ficar somente apagando incêndios. Busque distribuir essas tarefas durante a semana;
- Distribuir tarefas não é encher a sua segunda-feira de atividades e na sexta, só ter duas. Busque sempre o equilíbrio.
- Não é preciso colocar horário em tudo, mas é preciso ter noção da duração de cada tarefa para não haver sobrecarga. Sempre é melhor ter a sensação de que está sobrando tempo do que a de que está faltando tempo;
- Imprevistos vão acontecer, aceite. Não há problema algum em remanejar tarefas ou riscá-las da lista se não fizerem mais sentido;
- Se você não se sentir a vontade, não precisa planejar seu tempo de descanso ou final de semana. Apenas tenha certeza de que você terá tempo para descansar e para cuidar de você no seu planejamento.
Se a sua lista de despejo acabar, ótimo, planejamento semanal feito. Mas caso você veja que sua semana já está com tarefas suficientes (considerando todos os pontos destacados acima) e ainda tem itens da sua lista de despejo, não tem problema. Essas tarefas ficarão aí e você poderá inclui-las quando estiver organizando a semana que vem. O importante é que você não perca as informações que ficaram na lista e que você não conseguiu incluir no seu planejamento.
Se for a primeira vez que você está fazendo esse processo, com certeza você levará mais tempo do que gostaria planejando o mês e organizando a semana, mas com a prática, você passa a fazer isso mais rápido. Eu gosto de fazer com calma, me permitindo estar bem presente nesse momento, então leva cerca de 50 minutos a 1 hora para organizar a semana e quando é início de mês, cerca de 1:30.
Outra coisa que pode acontecer, se for a primeira vez que você organiza sua semana e em muitos outros momentos da vida, é que não dará tempo de fazer tudo que você planejou. Costumamos superestimar nosso tempo e sempre colocamos mais do que damos conta nas primeiras vezes, mas com a prática conseguimos olhar para nossa semana com mais parcimônia e preencher nossos dias de acordo com nosso ritmo.
Quarto (e último passo): curta a sensação de dever cumprido
Uma das melhores coisas do planejamento é terminar o dia sabendo que você fez aquilo que se propôs. Pode ser que não tenha marcado um “check” em toda sua lista, mas olhar para o seu planejamento e ver o que você fez é extremamente compensador. Quando não temos ideia do que estamos realizando, terminamos o dia, a semana ou o mês com a sensação de que não fizemos nada, mesmo tendo feito. Com o planejamento, você consegue mensurar isso e o seu cérebro fica feliz em entender que, um passo de cada vez, você está seguindo em frente.
Por isso, no final do seu dia, reserve 10 minutos para olhar seu planejamento, marcar o que foi realizado, remanejar o que for preciso e curtir a sensação de dever cumprido. No final do seu mês, faça uma avaliação do que realizou, do que aprendeu e de momentos que precisam ser recordados. Vale até fazer um mural com as fotos que estão aí abandonadas no seu celular. Aproveite para comemorar as pequenas vitórias.
E assim, chegamos ao fim da nossa jornada de resgate de 2020. Queria escrever mais um monte de coisas, mas já tem letrinhas suficientes por aqui. A jornada chega ao fim, mas o assunto não. Então vamos continuar conversando sobre a vida e organização lá no meu Instagram e na próxima semana, saem todos os vídeos.
Obrigada por me acompanhar até aqui, você pode não ter a noção, mas ter você junto comigo nesse resgate foi muito importante e agora e fazer acontecer nesse restinho de 2020!
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